Dla wielu przedsiębiorców sama myśl o kontroli ZUS brzmi stresująco. W praktyce nie chodzi jednak o to, że inspektor pojawia się nagle i bez powodu, tylko o sprawdzenie, czy płatnik składek prawidłowo wywiązuje się z obowiązków wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Najwięcej wątpliwości budzi zwykle nie to, co ZUS może sprawdzać, ale właśnie kiedy może wszcząć kontrolę i na jakich zasadach to robi. Dobra wiadomość jest taka, że zasady kontroli są opisane dość jasno. ZUS prowadzi kontrole planowo, na podstawie rocznego planu, a dobór firm poprzedza analiza prawdopodobieństwa naruszenia prawa. To oznacza, że kontrola nie jest wyłącznie kwestią przypadku.
Kiedy ZUS może przyjść na kontrolę?
ZUS może przeprowadzić kontrolę wtedy, gdy jako płatnik składek podlegasz sprawdzeniu w zakresie obowiązków związanych z ubezpieczeniami społecznymi i innymi zadaniami zleconymi Zakładowi. W praktyce kontrola ma charakter planowy i wynika z rocznego planu kontroli, a wybór firm do sprawdzenia poprzedza analiza ryzyka.
To oznacza, że ZUS może zainteresować się firmą wtedy, gdy z danych i wcześniejszych ustaleń wynika podwyższone ryzyko nieprawidłowości. Na stronie ZUS wskazano wprost, że do rutynowych kontroli typowani są ci płatnicy, co do których istnieje zwiększone ryzyko naruszenia przepisów.
Czy ZUS musi wcześniej poinformować o kontroli?
Tak, jeśli kontrolowany płatnik składek jest przedsiębiorcą, ZUS musi wcześniej doręczyć zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. Dopiero potem inspektor może rozpocząć czynności kontrolne.
Kontrola może rozpocząć się najwcześniej po 7 dniach od doręczenia zawiadomienia i najpóźniej 30. dnia od jego doręczenia. Jeżeli przedsiębiorca zgodzi się na to na piśmie, kontrola może ruszyć wcześniej niż po upływie 7 dni. Jeśli natomiast minie 30 dni, a kontrola nie zostanie wszczęta, ZUS musi doręczyć zawiadomienie ponownie.
Czy ZUS może przyjść bez zapowiedzi?
W standardowej kontroli przedsiębiorcy obowiązuje wcześniejsze zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. Samo rozpoczęcie kontroli wymaga też okazania legitymacji służbowej i doręczenia upoważnienia do jej przeprowadzenia.
W praktyce więc odpowiedź najczęściej brzmi: nie, ZUS nie powinien po prostu wejść do firmy bez żadnej zapowiedzi, jeśli kontrola dotyczy przedsiębiorcy w zwykłym trybie. Trzeba jednak pamiętać, że przepisy przewidują również szczególne sytuacje opisane w Prawie przedsiębiorców, a ZUS odwołuje się do tych przepisów przy prowadzeniu kontroli przedsiębiorców.
Z jakiego powodu ZUS może wszcząć kontrolę?
Powodów może być kilka, ale wszystkie sprowadzają się do jednego: ZUS sprawdza, czy prawidłowo realizujesz obowiązki jako płatnik składek. Zakład może kontrolować między innymi to, czy poprawnie zgłosiłeś siebie i inne osoby do ubezpieczeń, czy właściwie obliczasz, potrącasz i opłacasz składki, czy prawidłowo ustalasz uprawnienia do świadczeń oraz czy poprawnie wypłacasz i rozliczasz świadczenia.
Kontrola może też dotyczyć terminowości i prawidłowości opracowywania wniosków o emerytury i renty oraz wystawiania zaświadczeń i zgłaszania danych do celów ubezpieczeń społecznych. Innymi słowy, ZUS może przyjść nie tylko wtedy, gdy podejrzewa nieopłacone składki, ale również wtedy, gdy chce sprawdzić poprawność dokumentów i rozliczeń.
Gdzie odbywa się kontrola ZUS?
Co do zasady inspektor przeprowadza kontrolę w siedzibie płatnika składek albo w miejscu prowadzenia działalności. Za zgodą przedsiębiorcy może to być również inne miejsce, w którym przechowywana jest dokumentacja.
Kontrola może być także przeprowadzona w placówce ZUS, jeśli usprawni to jej przebieg i płatnik wyrazi na to zgodę. Są też sytuacje, w których ZUS może prowadzić czynności kontrolne w swojej placówce bez zgody płatnika, na przykład gdy wymaga tego charakter czynności, trzeba przesłuchać świadka lub były pracownik ma zostać przesłuchany, albo gdy przedsiębiorca nie zgłosił zmiany adresu i nie prowadzi działalności pod adresem widniejącym w ewidencji lub KRS.
Czy kontrola ZUS może odbyć się zdalnie?
Tak. ZUS wskazuje, że kontrola przedsiębiorcy może zostać przeprowadzona zdalnie za jego zgodą, jeśli usprawni to prowadzenie czynności kontrolnych albo przemawia za tym charakter działalności. Taka kontrola może odbywać się za pośrednictwem operatora pocztowego lub środków komunikacji elektronicznej.
W praktyce to ważna informacja szczególnie dla firm, które większość dokumentacji prowadzą cyfrowo albo działają w modelu rozproszonym. Zdalny tryb nie oznacza, że kontrola jest mniej formalna. Nadal obowiązują te same zasady co do zakresu i przebiegu postępowania.
Jak długo może trwać kontrola ZUS?
To zależy od statusu kontrolowanego. Jeśli płatnik składek nie jest przedsiębiorcą, kontrola co do zasady nie powinna trwać dłużej niż miesiąc, a gdy trzeba pozyskać dodatkowe dowody lub opinie z innych instytucji, nie dłużej niż dwa miesiące.
W przypadku przedsiębiorców limity są liczone w dniach roboczych w skali jednego roku kalendarzowego. ZUS podaje, że kontrola nie może przekraczać 6 dni roboczych dla mikroprzedsiębiorcy, 18 dni dla małego przedsiębiorcy, 24 dni dla średniego i 48 dni dla pozostałych przedsiębiorców. Jednocześnie inna strona ZUS dotycząca przebiegu kontroli wskazuje dla mikroprzedsiębiorcy limit 12 dni roboczych. Widać więc rozbieżność między oficjalnymi materiałami ZUS, dlatego bezpiecznie jest przyjąć, że dokładny limit warto każdorazowo weryfikować także na podstawie aktualnie stosowanych przepisów i dokumentów doręczonych przy konkretnej kontroli.
Czy ZUS może kontrolować firmę, gdy trwa już inna kontrola?
Co do zasady nie. Jeśli działalność przedsiębiorcy jest w tym samym czasie kontrolowana przez inną uprawnioną instytucję publiczną, inspektor kontroli ZUS nie rozpoczyna swojej kontroli i ustala inny termin jej wszczęcia. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy przedsiębiorca zgodzi się na równoczesne prowadzenie więcej niż jednej kontroli.
To w praktyce daje przedsiębiorcy pewną ochronę przed paraliżem firmy. ZUS nie powinien więc dokładać kolejnej kontroli w tym samym czasie, jeśli nie ma na to zgody kontrolowanego.
Czy ZUS może skontrolować firmę po zamknięciu działalności?
Tak, zamknięcie firmy nie oznacza automatycznie, że temat kontroli znika. Serwis Biznes.gov.pl wskazuje, że po zakończeniu jednoosobowej działalności dokumenty związane z ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnymi trzeba przechowywać, a ZUS może je skontrolować za okres od 31 grudnia 1998 roku.
To ważne zwłaszcza dla osób, które likwidują działalność i zakładają, że po wykreśleniu wpisu z CEIDG sprawa jest definitywnie zamknięta. Nie jest. Jeżeli dokumentacja podlega obowiązkowi przechowywania, może być później przedmiotem kontroli.
Jakie obowiązki ma przedsiębiorca podczas kontroli?
Podczas kontroli trzeba udostępnić księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, a także składniki majątku do oględzin. Płatnik składek ma też obowiązek sporządzać i wydawać kopie dokumentów, zapewnić warunki do przeprowadzenia czynności oraz udzielać wyjaśnień.
Jeśli część dokumentacji została sporządzona w języku obcym, należy przedstawić jej tłumaczenie na język polski. W praktyce warto więc wcześniej uporządkować akta kadrowe, zgłoszenia do ubezpieczeń, deklaracje rozliczeniowe i dokumenty płacowe, bo to zwykle one są podstawą ustaleń kontrolnych.
Czy można sprzeciwić się kontroli ZUS?
Tak, przedsiębiorca może wnieść sprzeciw, jeśli uważa, że kontrola została podjęta lub jest prowadzona z naruszeniem przepisów Prawa przedsiębiorców. Sprzeciw składa się na piśmie z uzasadnieniem w terminie 3 dni roboczych od rozpoczęcia kontroli albo od wystąpienia przesłanki do jego wniesienia.
Po wniesieniu sprzeciwu inspektor co do zasady wstrzymuje kontrolę, a ZUS powinien rozpatrzyć sprzeciw w ciągu 3 dni roboczych. Od postanowienia przysługuje zażalenie, również w krótkim terminie. To pokazuje, że przedsiębiorca nie jest w czasie kontroli całkowicie pozbawiony środków ochrony.
Podsumowanie
ZUS może przyjść na kontrolę wtedy, gdy jako płatnik składek zostałeś wytypowany do sprawdzenia, najczęściej w ramach planowej kontroli opartej na analizie ryzyka. Jeśli jesteś przedsiębiorcą, powinieneś wcześniej dostać zawiadomienie, a sama kontrola może ruszyć najwcześniej po 7 dniach i najpóźniej w ciągu 30 dni od jego doręczenia, chyba że zgodzisz się na wcześniejszy termin.
W praktyce warto pamiętać o trzech rzeczach. Po pierwsze, ZUS nie działa całkowicie przypadkowo, tylko kontroluje w określonym trybie. Po drugie, kontrola może odbyć się nie tylko w siedzibie firmy, ale także zdalnie albo w placówce ZUS w określonych sytuacjach. Po trzecie, nawet po zamknięciu działalności dokumentacja może nadal podlegać sprawdzeniu.
Absolwent Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu. Od 2012 roku zawodowo związany z dziennikarstwem obejmującym tematykę US, ZUS. Współpracowałem z największymi serwisami w naszym kraju, gdzie doskonaliłem swój kunszt zawodowy. Misją moich serwisów jest dostarczanie zrozumiałej wiedzy z zakresu podatków, działalności ZUS. Prywatnie miłośnik długich wędrówek górskich. Jeśli chcesz się zemną skontaktować to możesz to zrobić na 2 sposoby: przez Facebooka lub pisząc do mnie na e-maila.